Muss ich einen EU-Vertreter bestellen?

Wer muss einen einen EU-Vertreter bestellen?

Ein EU-Vertreter muss bestellt werden, wenn Sie keine Niederlassung in der EU haben und  personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, um diesen Waren oder Dienstleistungen anzubieten oder wenn sie das Verhalten von EU-Bürgern innerhalb der EU beobachten. Dies gilt, wenn Sie als sog. Verantwortlicher tätig werden, also selbst entscheiden, welche Daten Sie warum verarbeiten. Es gilt aber auch, wenn Sie sog. Auftragsverarbeiter sind, also für Dritte personenbezogenen Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Wann biete ich Waren und Dienstleistungen für EU-Bürger an?

Die Frage lässt sich zunächst ganz einfach beantworten: Sie bieten Waren und Dienstleistungen für EU-Bürger an, wenn Sie bereit sind, mit diesen entsprechende Verträge abzuschließen. Nicht ausreichend, wäre z.B. allein die Tatsache, dass z.B. Ihre Webseite auch aus Europa erreicht werden kann, sie aber Ihre Produkte nur in der Schweiz verkaufen.  Es ist nicht erforderlich, dass sich Ihr Angebot ausdrücklich an EU-Bürger richtet, es reicht, dass Sie entsprechende Verträge mit Ihnen abschließen. Ein solcher Vertrag liegt z.B. vor, wenn User aus der EU auf Ihrer Webseite einen Account anlegen können, um die über die Webseite angebotenen Dienste nutzen zu können.

Wann beobachte ich das Verhalten von EU-Bürgern in der EU?

Mit Beobachten ist nicht gemeint, dass Sie durch ein Fernglas schauen, wenn ein EU-Bürger hinter der Grenze gerade anstellt. Vielmehr hat man hier an all Dienste gedacht, die insbesondere im Internet angeboten werden, um z.B. Verhaltensdaten zu erheben (wer macht was in einem Webshop und wie steigere ich den Verkauf eines Produktes gekauft)  oder um interessenbasierte Werbung zu ermöglichen (Tracking, Retargeting, Geolokalisierung etc.).

Gibt es Ausnahmen?

Von der Pflicht einen EU-Vertreter zu bestellen, gibt es kaum eine Ausnahme. Die Verpflichtung nur dann besteht nicht, wenn

  • personenbezogenen Daten von EU-Bürgern nur gelegentlich verarbeitet werden, UND
  • keine umfangreiche Verarbeitung von besonderer Datenkategorien im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 oder die umfangreiche Verarbeitung von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Artikels 10 einschließt, UND
  • unter Berücksichtigung der Art, der Umstände, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. zusammenarbeiten können, da Ihre Verletzung der DSGVO zur Folge hat, dass auch Ihre Geschäftspartner gegen diese verstoßen.

Was sind die Aufgabe meines EU-Vertreters?

Was macht mein EU-Vertreter?

Sehr vereinfacht dargestellt, dient Ihr EU-Vertreter als Ansprechpartner in der EU für alle von Ihrer Datenverarbeitung betroffenen Personen sowie für Behörden und Gerichte. So können zum Beispiel Ihre Kunden sich an den EU-Vertreter wenden, um Auskunft zu verlangen, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden. Ferner nutzen Aufsichtsbehörden den EU-Vertreter als Ansprechpartner „vor Ort“.

Welche Leistungen erbringen Sie als mein EU-Vertreter?

Wir erbringen für Sie zunächst sämtliche Leistungen, die einem EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO erbringen muss. Betroffene können sich für die Ausübung der Ihnen zustehenden Rechte an uns wenden und wir dienen als Ihr Ansprechpartner für Behörden und Gerichte in der EU. Hierbei arbeiten wir eng mit Ihnen zusammen und können auf qualifizierte Anwälte in unserem Netzwerk zugreifen, wenn sich die Notwendigkeit ergeben sollte, dass ein Anwalt Ihre Interessen in der EU wahrnehmen muss.

Neben diesem „Pflichtprogramm“ bieten wir Ihnen zusätzliche Leistungen, die es Ihnen vereinfachen, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Sobald Sie nämlich einen EU-Vertreter benötigen, müssen Sie auch die weiteren Vorgaben der DSGVO beachten. Hierzu gehören z.B. Datenschutzhinweise entsprechend den Vorgaben der DSGVO, Einwilligungserklärungen, das Erstellen und Aktualisieren des sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Betroffene im Sinne der DSGVO sind die Personen, deren personenbezogenen Daten Sie verarbeiten. Diesen stehen verschiedene Rechte zu, die insbesondere in den Artikeln 15 ff. DSGVO ((##Link) aufgeführt sind. Hierzu gehören beispielsweise:

  • das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO (welche personenbezogenen Daten  werden zu welchem Zweck verarbeitet, woher stammen die Daten, an wen wurde diese Daten übermittelt etc.)
  • Das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO)
  • Das Recht auf Löschung von Daten („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
  • Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Wie unterstützen Sie mich als mein EU-Vertreter bei der Ausübung von Betroffenenrechten und was muss ich tun?

Als unser Kunde erhalten Sie nicht nur einen Text, mit dem Sie Ihre Kunden auf unsere Tätigkeit als EU-Vertreter in den Datenschutzhinweisen informieren können, sondern wir betreiben für Sie eine individuelle Webseite, mit der die  Betroffenen Ihr Begehren online einreichen können. Mit diesem automatisierten Verfahren vereinfachen wir Ihnen die Bearbeitung entsprechender Anfragen und können zusätzlich auf Ihren Auftrag eine Anbindung an Ihre IT herstellen, um solche Anfragen komplett automatisiert erledigen zu können.

Da wir selbst nicht über die Informationen verfügen, um die Anliegen der Betroffenen erledigen zu können, müssen wir insoweit eng mit Ihnen zusammenarbeiten. Keine Angst, wir sagen Ihnen, was im Einzelfall zu tun ist.

OK, wie kann ich Sie beauftragen?

Wie ernenne ich Sie zu meinem EU-Vertreter?

Das ist ganz einfach, nutzen Sie einfach die Bestellmöglichkeit auf unserer Webseite! Damit ernennen Sie uns entsprechend den Vorgaben der DSGVO zu Ihrem EU-Vertreter. Zusätzlich erhalten Sie von uns eine Urkunde, in der wir bestätigen, dass wir Ihr EU-Vertreter sind. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen. Starten Sie Ihre Bestellung einfach hier (##Link)

Ist es egal, dass Ihr Unternehmen in Deutschland sitzt?

Im Grundsatz ja, denn der EU-Vertreter muss seinen Sitz nur in der EU haben. Wenn sich Ihr Angebot jedoch nur an EU-Bürger in bestimmten Ländern richtet (z.B. Spanien), dann muss auch der EU-Vertreter seinen Sitz in diesem Land haben. Solange Sie jedoch keine Begrenzung vornehmen, in welchem Land Ihre Kunden wohnen, dann kann auch der EU-Vertreter seinen Sitz in jedem Land der EU haben.

Wie geht es weiter, wenn ich Sie beauftragt habe?

Herzlichen Dank führ Ihr Vertrauen und wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen! Mit Ihrer Anmeldung erhalten Sie Zugriff auf unser Datenschutz-Dashboard. Per Email übersenden wir Ihnen neben unserer Rechnung, die sie per Überweisung oder per Paypal bezahlen können, eine Vollmachtsurkunde. Bitte senden Sie uns diese Vollmachtsurkunde unterschrieben im Original per Post zurück. Wir benötigen diese, um uns ggf. gegenüber Aufsichtsbehörden und anderen Dritten als Ihr EU-Vertreter legitimieren zu können.

In Ihrem Datenschutz-Dashboard finden Sie
– einen Textvorschlag zur Erweiterung Ihrer Datenschutzhinweise, um darüber zu informieren, dass Sie uns als EU-Vertreter bestellt haben. Dieser Hinweis ist gesetzlich vorgeschrieben.
– den Link zu Ihrer individuellen Webseite für das Einreichen von Anfragen auf Grundlage der DSGVO (z.B. Auskunftsanfragen). Bitte binden Sie den Link in Ihre Datenschutzhinweise ein, damit DSGVO-Anfragen zukünftig auf diesem Weg eingereicht werden. Wir schlagen vor, dass Sie den Link in die Information über Ihren EU-Vertreter aufnehmen.
– eine PDF-Urkunde, mit der wir Ihnen bestätigen, dass Sie uns zum EU-Vertreter bestellt haben.

Wir sind gesetzlich verpflichtet, das Verzeichnis Ihrer Verfahrenstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO zu führen, soweit diese Verfahren sich auf die Verarbeitung personenbezogenen Daten von EU-Bürgern beziehen. Da Sie besser wissen als wir, welche Daten zu welchen Zweck verarbeitet werden, sind wir darauf angewiesen, dass Sie uns dieses Verzeichnis überlassen. Sofern Sie das Verzeichnis noch nicht erstellt haben, finden Sie in dem Datenschutz-Dashboard unser Tool, um das Verzeichnis unkompliziert selbst zu erstellen. Sofern Sie hierbei Unterstützung benötigen, bieten wir Ihnen diese gerne gegen eine gesonderte Vergütung an.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns eine Email an info@eu-gdpr-representative.com zu schreiben. Bitte beachte Sie, dass unsere Korrespondenzsprachen Deutsch und Englisch sind.

Was sind meine Pflichten nach der DSGVO?

Allein der EU-Vertreter reicht leider nicht aus, aber wir lassen Sie nicht allein!

Wenn Sie einen EU-Vertreter bestellen müssen, heisst das, dass Sie personenbezogenen Daten in einer Art und Weise verarbeiten, dass die DSGVO für Sie Anwendung findet. Sie gilt zwar nur insoweit, wie personenbezogenen Daten von EU-Bürgern verarbeitet werden, aber für hierfür müssen Sie alle Vorgaben der DSGVO beachten. Dies sind FAQ zum EU-Vertreter, daher können wir Ihnen hier keinen Crashkurs „DSGVO-Compliant in 5 Minuten“ anbieten, wenn es diesen dann überhaupt gäbe. Wir können Ihnen jedoch entweder selbst oder durch Partner aus unserem Netzwerk helfen, den Anforderungen der DSGVO zu genügen um nicht dem Risiko sehr hoher Bußgelder ausgesetzt zu sein. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie entsprechende Beratung benötigen.

Wie muss ich meine Datenschutzhinweise gestalten?

Die DSGVO schreibt in den Art. 13 und 14 vor, wie EU-Bürger über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren sind. In diesen Texten ist auch eine Information aufzunehmen, dass wir Ihr EU-Vertreter sind und wie wir erreicht werden können. Keine Sorge, diesen Text liefern wir Ihnen. Auf Wunsch kann unser Online-Tool Ihnen auch eine Grundlage für Ihre Datenschutzhinweise erstellen. Auf Ihren Wunsch helfen Anwälte aus unserem Netzwerk Ihnen dabei, diese Datenschutzhinweise individuell auf Sie anzupassen, so dass Sie den ihnen obliegenden Pflichten nachkommen.

Was ist dieses Verzeichnis der Verfahrenstätigkeiten, welches Sie mehrfach erwähnt haben?

Art. 30 DSGVO verlangt, dass Sie für die Vorgänge, mit denen personenbezogenen Daten von EU-Bürgern verarbeitet werden, das sog. Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten führen. Diese Verpflichtung gilt auch für uns, als Ihr EU-Vertreter. Wir müssen daher Zugang zu Ihrem Verzeichnis haben oder dies für Sie führen. Dieses Verzeichnis enthält z.B. folgenden Angaben:

  • den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen ;
  • die Zwecke der Verarbeitung;
  • eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;
  • Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden;
  • Angaben zu den Fristen, wann die Daten wieder gelöscht werden
  • eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen die zum Schutz der personenbezogenen Daten von Ihnen ergriffen werden

Wir bieten unseren Kunden ein Onlinetool, um dieses Verzeichnis schnell und einfach erstellen zu können. Auf Ihren Wunsch unterstützen wir Sie hierbei!

Zu Legal Tech SPOC

Wer sind wir?

Anbieter des EU-Vertreter Angebots ist die Legal Tech SPOC UG. Unser Unternehmen wurde 2018 gegründet, um Lösungen für Unternehmen rund um die DSGVO anzubieten. Gesellschafter sind erfahrene IT-Unternehmer sowie IT-Anwälte aus Deutschland und der Schweiz.

Wie kann ich bezahlen?

Wir bieten Ihnen an, unsere Rechnungen per Banküberweisung in Euro und USD zu bezahlen.

Bieten Sie uns auch eine rechtliche Beratung an?

Der deutsche Gesetzgeber verbietet es uns, Sie in Rechtsfragen zu beraten. Aber würden Sie mit Zahnschmerzen in Drogerie gehen, nur weil es dort Zahnpflegeprodukte gibt? Eben. Daher haben wir uns darauf spezialisiert, Ihnen eine Plattform zu bieten, die es Ihnen einfach möglich macht, Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Für Spezialfragen bieten wir Ihnen Spezialisten aus unserem Netzwerk. Rechtsberatung erhalten Sie dort von qualifizierten Anwälten, die ich seit Jahren mit Fragen des Datenschutzrechtes befassen.